Wat in 2008 begon als een handige set scriptjes om het leven van een ICT-coördinator gemakkelijker te maken, is inmiddels uitgegroeid tot wat Toolbox nu is: een heel uitgebreid en gebruiksvriendelijk webbased pakket dat probeert de administratie binnen de scholen vlotter te laten lopen. Meer dan 400 scholen hebben Toolbox ondertussen in gebruik genomen.

De focus ligt enerzijds op synchroniseren: vertrekkend vanuit de administratieve software van de school (Informat, Wisa, Broekx of DKO3) kan er gesynchroniseerd worden met zowat alle courante software in onderwijs. Denk aan Microsoft Office 365, Google Workspace, Apple Schoolmanager, Smartschool, ActiveDirectory, Exact Online, Canon Uniflow, MyQ, ... Het manueel aanmaken van gebruikersaccounts behoort tot het verleden!

Daarnaast focust Toolbox op financiële modules: het makkelijk invoeren en verwerken van woon-werkverkeer (fietsvergoeding en openbaar vervoer) richting boekhouding maar ook naar Belcotax, het eenvoudig terugvorderen en verwerken van onkosten, leerlingenrekeningen, kassa, kas, ... zijn maar enkele voorbeelden uit het uitgebreide aanbod.

Verder heeft Toolbox heel wat praktische modules om het schoolleven vlotter te laten lopen. Enkele voorbeelden zijn de inschrijvingen-module die automatisch koppelt aan Informat, de opdrachtenmodule die toelaat om een verdeling van de uren op te maken, het afdrukcentrum en een uitgebreide module voor het registreren van afwezige leraren (ook gekoppeld aan Informat), het bijhouden van vervangingen en het opmaken van dagelijkse vervangroosters.

In onze uitgebreide handleiding kan je meer informatie - waaronder enkele webinars - terugvinden over de concrete werking en mogelijkheden van onze modules.

De synchronisatiemodules vormen zowat het kloppend hart van Toolbox. Deze modules laten toe om gegevens uit de administratieve software van de school uit te lezen en vervolgens door te zetten naar andere software. Er zijn vijf synchronisatiemodules: personeel, leerlingen secundair, leerlingen basis, leerlingen internaat en externen.

Op basis van informatie uit de administratieve software van de school kan Toolbox accounts aanmaken in de meest gebruikte schoolsoftware: Microsoft Office 365, Google Workspace, Apple Schoolmanager, Smartschool, ActiveDirectory, Exact Online, Canon Uniflow, MyQ, ... Zo kan je Toolbox bijvoorbeeld gebruiken om leerlingen vanuit Wisa te synchroniseren naar Smartschool. De leerlingen komen netjes in de juiste klas terecht en ook de gegevens van de leerlingen worden gesynchroniseerd.

Personeel

Personeelsleden kunnen via onze modules heel makkelijk terugbetalingen aanvragen. Denk aan woon- werkverkeer (fietsvergoeding en openbaar vervoer) en onkosten voor verplaatsingen en aankopen. De aanvragen kunnen snel verwerkt worden via onze koppeling met Exact Online. Daarbij is rekening gehouden met een volledige analytische verwerking.

Gebruik je onze Onkostenmodule en onze modules voor woon- werkverkeer, dan rollen de fiscale fiches zo uit Toolbox. We zorgen meteen ook voor een XML die je in Belcotax kan inlezen.

 

Leerlingen

De module Leerlingenrekeningen laat toe om op een vlotte manier facturen voor (ouders van) leerlingen aan te maken. De facturen kunnen rechtstreeks via mail, Smartschool, Parentcom of Questi verstuurd worden. Deze module is volledig analytisch uitgewerkt en koppelt heel vlot met Exact Online. We hebben ook een koppeling met betalingsprovider POM waardoor facturen meteen via Payconiq of bankapps betaald kunnen worden. Op het einde van de rit genereren we de fiscale attesten voor kinderopvang alsook de XML voor Belcotax.

Om de module Leerlingenrekeningen te voeden, hebben we nog enkele andere modules ontwikkeld. Basisscholen kunnen gebruik maken van de module Registratie Basisschool om bijvoorbeeld voor- en nabewakingen, middagtoezichten, zwembeurten, nieuwjaarsbrieven, ... bij te houden. Verkopen aan leerlingen secundair kan je registreren via de Kassamodule. Hier heb je de mogelijkheid om meteen via POM te betalen of via de leerlingenrekeningen later door te rekenen.
Cashverrichtingen kan je in onze Kasmodule bijhouden. Ook die koppelt naadloos met Exact Online.
Wil je snel een verkoop organiseren? Dan is onze Webshop-module mogelijk de oplossing die je zoekt. Ook hier verlopen de betalingen via POM.

Organiseer je als school zelf je Boekenverkoop? Dan kan onze Boekenverkoop-module een grote hulp zijn. De leerlingen kunnen via die module hun bestelling plaatsen en via het beheer kan je alles netjes opvolgen: bestellingen, backorders, uitleveringen, naleveringen, facturen, ... Werk je samen met Standaard Boekhandel? Dan kan je gebruik maken van onze automatische koppeling waarbij we elke nacht de meest recente prijzen en artikels van Standaard Boekhandel doorkrijgen.

Afwezige leraren - vervangingslijsten

Afwezige leraren registreren? Het kan via onze module Afwezigheden. Leraren die zelf hun afwezigheid registreren en laten goedkeuren door directie? Het kan via onze module Mijn afwezigheden. Gebruik je Informat? Dan is deze module geen extra werk. De afwezigheden kunnen immers meteen overgezet worden naar Informat.

De combinatie van een lesrooster dat je vanuit Untis, Mondriaan, Myro of EDT hebt ingevoerd in Toolbox met de afwezige leraren maakt dat je via Toolbox kan opvolgen wat er met de leerlingen moet gebeuren. Een uur later naar school, een uur vroeger naar huis, naar een studiezaal, ... Met onze module Vervangingslijsten kan je dit allemaal registreren en meteen ook de nodige berichten via Smartschool uitsturen.
Toolbox helpt je tevens met het kiezen van vervangers.

 

Opdrachten

Het leggen van de puzzel 'wie geeft welk vak' is voor elke directie een stevige klus. Onze opdrachtenmodule biedt hierbij hulp om dit op een vlotte manier tot een goed einde te brengen. De module berekent op elk moment hoeveel uren een leraar toegewezen kreeg alsook de ponderatie. Door middel van de overzichten en rapporten zie je op een makkelijke manier welke opdrachten nog niet werden ingevuld.

 

Activiteiten

Het plannen van schoolse activiteiten kan via onze module Activiteiten: van het aanvragen tot het goedkeuren heeft deze module heel wat opties. Goedgekeurde activiteiten kunnen automatisch worden doorgezet naar Smartschool Planner.

 

Afdrukcentrum

Via het Afdrukcentrum kunnen leraren hun documenten naar het printsysteem (Canon Uniflow, Ricoh MyQ) doorsturen. Daarbij duiden ze aan voor welke klassen of leerlingen de afdrukken gemaakt moeten worden.

 

RL's en Persona

RL's en Personaberichten aan je personeelsleden ter beschikking stellen of via Smartschool doorsturen? Dat kan via deze module.

 

Functiebeschrijvingen

Voor elk personeelslid een aangepaste functiebeschrijving maken kan veel tijd kosten. Ook hier heeft Toolbox een handige module die je helpt om deze klus op een vlotte manier te klaren.

 

Leerlingenkaarten

Voor elke leerling een gepersonaliseerde leerlingenkaart maken, het kan via Toolbox. Je kan een pasfoto toevoegen maar ook de dagen waarop de leerling buiten mag. Je kan deze leerlingenkaarten afdrukken op etiketten of gebruik maken van onze API om een kaartprinter te koppelen.
Optioneel kan je meteen ook het nummer van de Vlaamse Scholierenkoepel toevoegen op deze kaart.

 

Co-accounts Smartschool

Toolbox kan in bulk Co-accounts aanmaken in Smartschool op basis van de informatie uit de administratieve software. Daarnaast is het mogelijk om rapporten te maken over het gebruik van de co-accounts. Er is ook een mogelijkheid om manueel correcties door te voeren aan de co-accounts. Dat kan door iemand gebeuren die geen beheerder moet zijn in Smartschool.

 

Inventaris

De inventarismodule laat enerzijds toe om alle objecten die zich in de school bevinden te inventariseren. Denk aan computers, beamers, boormachines, ... Die items kan je koppelen aan een lokaal (want daar hebben we de module Gebouwen en lokalen voor) maar je kan ze ook koppelen aan een persoon. Toolbox genereert automatisch een contract hiervoor dat je helemaal op maat kan maken. Is er een waarborg gekoppeld aan die uitleen, dan maakt Toolbox meteen ook de nodige waarborgfacturen aan. Zijn er herstellingen aan het toestel nodig, dan kan je die in Toolbox bijhouden en opvolgen. We hebben ook een koppeling met Signpost M4S zodat het geen dubbel werk wordt. Ook hier maakt Toolbox de nodige facturen aan om de herstelling door te rekenen.

info@tbvs.be

KOBA vzw scholen contacteren ons best via een ticket of via toolbox@kobavzw.be

 

Geert Huylebroeck: 0496 42 24 44

Tom Germijns: 0484 69 86 56

 

Ondernemingsnummer: BE 0745.356.413 / BE 0769.783.387

Deze prijzen gelden sinds 1 januari 2024

Basismodule	€ 150
Afdrukcentrum	€ 125
Leerlingenfacturatie en personeelsfacturatie, registratie basisschool, openstaande facturen, kassa en kas	€ 150
Boekenverkoop	€ 50
Inschrijvingen	€ 50
Wallet & kassa *	€ 50
Webshop *	€ 25
* Deze modules zitten ook in de financiële modules vervat.

Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk. Deze prijzen zijn jaarlijks te betalen en bevatten het gebruik van Toolbox, permanente updates en ondersteuning via e-mail of telefoon (naar best vermogen).

Het is altijd nodig de basismodule af te nemen. Die omvat volgende modules:

• Synchronisatie tussen Informat/Wisa/Broekx en Smartschool, MS Office 365, ActiveDirectory, Google Workspace en Exact Online
• Smartschool modules: groepen in Smartschool opvullen, co-accounts, accounts opnieuw activeren/paswoorden resetten en bulkmail naar Smartschool
• Aanvragen Fietsvergoeding en Openbaar vervoer, aanvragen terugbetaling verplaatsingskosten en gemaakte onkosten (+ doorzetten naar Exact Online)
• Lesrooster module + modules voor afwezige leerkrachten en aanmaken van vervangingsroosters + digital signage
• Leerlingenkaarten
• Adresboek en Adresboek leerlingen
• Fotolijst personeel
• Gebouwen en lokalen
• Inventaris
• Apple School Manager
• Functiebeschrijvingen
• Paswoorden resetten in ActiveDirectory
• RL (zendingen)
• Activiteiten
• Opdrachten